งาน Admin คืออะไร ? ต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง ?

จาก แอปพลิเคชั่น Workmate แพลตฟอร์มสำหรับคนหางาน ซึ่งมีงานให้เลือกมากมายหลายตำแหน่ง แต่งานที่ติดเทรนด์มาแรง มีการเปิดรับสมัครอยู่ไม่ขาดสายจากหลายบริษัท คงหนีไม่พ้นงาน Admin เพราะไม่ว่าจะทีมไหน ฝ่ายไหน มีตำแหน่งนี้ไว้อุ่นใจที่สุด และงานที่ทำก็ไม่ได้มีแค่การตอบแชทลูกค้าและปิดการขายเหมือนที่หลายคนเข้าใจ

วันนี้เราจะมาทำความรู้จักงาน Admin ว่ามีหน้าที่อะไรอีกบ้าง ทำไมจึงสำคัญ ถ้าทำงานนี้จะสามารถเติบโตและก้าวหน้าในอาชีพได้อย่างไร

หัวข้อในบทความนี้

• งาน Admin คืออะไร ทำไมจึงมีความสำคัญต่อบริษัท
• งาน Admin ที่กำลังเป็นที่ต้องการ 5 อันดับแรก
• การเติบโตและก้าวหน้าจากงาน Admin
  

- งาน Admin คืออะไร ทำไมจึงมีความสำคัญต่อบริษัท

ถ้าจะอธิบายให้เข้าใจง่ายๆ งาน Admin ก็เปรียบเหมือนสะพานที่เชื่อมระหว่างทีมงาน/บุคคล ทั้งภายในและภายนอกบริษัท ให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกัน เข้าใจไปในทางเดียวกัน และยังช่วยสนับสนุนการทำงานของคนในทีมให้ทำหน้าที่หลักได้สะดวกมากขึ้น ส่วนรายละเอียดของงานก็ขึ้นอยู่กับแผนกที่สังกัดหรือประเภทธุรกิจของบริษัทที่ทำงานอยู่

แม้ดูเผินๆ ก็เหมือนงานธรรมดาที่ใครก็ทำได้ ไม่สำคัญเท่าตำแหน่งที่ทำรายได้ให้กับบริษัท แต่อย่าลืมว่าถ้าไม่มี Admin ตำแหน่งเหล่านั้นก็ทำงานได้ไม่เต็มที่ เพราะไม่ได้โฟกัสในหน้าที่หลัก ต้องมาจัดการเรื่องเอกสาร การสื่อสาร ประสานงานและการนัดหมายต่างๆ เสี่ยงต่อการทำงานไม่สำเร็จตามเป้าหมาย รายได้ก็หายวับไปกับตา

ดังนั้น งาน Admin ถือว่าเป็นงานที่ต้องใช้ทักษะหลายอย่างและมีความสำคัญต่อบริษัทไม่เป็นรองใคร

ตัวอย่างที่ทำให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น เช่น พนักงานขายที่ถนัดเรื่องการพูดคุย โน้มน้าวใจ แต่ไม่ถนัดเรื่องจัดเตรียมเอกสารที่ใช้ในการซื้อขาย ทาง Sales Admin ก็จะเข้ามาช่วยจัดการในส่วนนี้ทั้งหมด เพื่อให้พนักงานขายได้โฟกัสกับการปิดการขายได้อย่างเต็มที่ จนเกิดรายได้ให้ธุรกิจได้ดำเนินต่อไป

- งาน Admin ที่กำลังเป็นที่ต้องการ 5 อันดับแรก

สำหรับผู้ที่อยากทำงานด้านนี้ มาดูกันว่างาน Admin ที่กำลังเป็นที่ต้องการ 5 อันดับแรก ต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง

1. ด้านการสื่อสาร

Admin ต้องมีความสามารถในการสื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างชัดเจน ถูกต้องและครบถ้วน

หน้าที่งาน Admin ด้านการสื่อสาร เช่น

• รับและโอนสายโทรศัพท์
• การใช้อีเมลส่งถึงลูกค้า และการส่งต่ออีเมลจากลูกค้าไปยังผู้รับที่เหมาะสม
• ให้คำแนะนำ ตอบข้อสงสัยและจัดการเรื่องร้องเรียนจากลูกค้า
• ให้บริการลูกค้า เช่น ทำการสั่งซื้อให้ลูกค้า อธิบายข้อมูลของผลิตภัณฑ์และบริการ
• ติดต่อประสานงานกับผู้บริหารระดับสูง ไปจนถึงพนักงานระดับอื่นๆ

2. ด้านการบริหารเวลา

เวลาถือเป็นสิ่งสำคัญมากในการบริหารงาน โดย Admin จะต้องจัดระเบียบและวางแผนเรื่องเวลาของผู้บริหารหรือตามที่ได้รับมอบหมาย ให้มีเวลาเพียงพอในการทำแต่ละงานให้สำเร็จ

หน้าที่งาน Admin ด้านการบริหารเวลา เช่น

• วางแผนงานเลี้ยงในบริษัท หรือการจัดงานเลี้ยงอาหารลูกค้า
• การนัดหมายลูกค้า
• การจัดตาราง วางแผนประชุมทีม หรือประชุมใหญ่ในบริษัท
• จองการเดินทางสำหรับผู้บริหาร พนักงาน หรือผู้สมัครงาน

3. ด้านการดูแลพนักงานใหม่

เป็นงาน Admin ที่เกี่ยวข้องกับงานทรัพยากรบุคคล โดยใช้ระบบในการอบรม พัฒนา และดูแลพนักงานใหม่ เพื่อปรับตัวให้เข้ากับการทำงาน สถานที่ ผู้คน วัฒนธรรมองค์กรใหม่ๆ ได้รวดเร็วขึ้น

หน้าที่งาน Admin ด้านการดูแลพนักงานใหม่ เช่น

• ต้อนรับพนักงานใหม่ โดยพาไปรอบๆ ออฟฟิศ เพื่อทำความคุ้นเคยกับพื้นที่ทำงาน แนะนำพนักงานใหม่ให้กับพนักงานและผู้บริหารท่านอื่นๆ
• จัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดให้กับพนักงานใหม่ เช่น คู่มือพนักงาน เอกสารที่ต้องกรอกในวันแรกของการจ้างงาน ผลประโยชน์ของพนักงาน และข้อมูลนโยบายต่างๆ ของออฟฟิศ
• แนะนำอุปกรณ์สำนักงานทั้งหมดและวิธีขออุปกรณ์เพิ่มเติมหากจำเป็น

4. ด้านการทำบัญชี

ในบางครั้ง Admin อาจต้องทำหน้าที่ดูแลการทำบัญชีของบริษัทด้วย โดยเฉพาะในบริษัทขนาดเล็ก ที่มีจำนวนพนักงานน้อย

หน้าที่งาน Admin ด้านการทำบัญชี เช่น

• บันทึกรายการเข้า-ออกบัญชีประจำวัน
• จัดทำใบแจ้งหนี้ และรับชำระเงินจากลูกค้า
• จัดทำรายงานทางการเงินเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน
• ติดตามค่าใช้จ่ายของบริษัท

5. ด้านการดูแลภายในองค์กร

Admin ต้องดูแลอุปกรณ์และการทำกิจกรรมต่างๆ ที่ส่งผลต่อการทำงานของพนักงานในบริษัท

หน้าที่งาน Admin ด้านการดูแลภายในองค์กร เช่น

• ตรวจนับสต๊อกเครื่องใช้สำนักงานเป็นประจำ และสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงานเมื่อใกล้หมดสต๊อก
• การจัดระเบียบไฟล์ของบริษัทในแบบที่พนักงานคนอื่นๆ เข้าถึงได้และเข้าใจง่าย
• จัดเรียงเอกสารต่างๆ ทั้งในรูปแบบออนไลน์และจัดเก็บในตู้เก็บเอกสาร
• ดูแลรักษาอุปกรณ์สำนักงาน เช่น เครื่องถ่ายเอกสารและโทรศัพท์

เริ่มเห็นโอกาสในการเริ่มต้นอาชีพ Admin เพราะมีทักษะที่เหมาะสมในการทำงาน แต่เจอข่าวงานหลอกลวงกำลังระบาดหนัก ไปสมัครก็กลัวจะโดนหลอก จะรู้ได้อย่างไรว่างานไหนจริง งานไหนโกง ?

แนะนำให้อ่าน : 4 ข้อที่ต้องรู้จะได้ไม่ตกเป็นเหยื่องาน หลอกลวง/มิจฉาชีพ ออนไลน์

- การเติบโตและก้าวหน้าจากงาน Admin

งานเอกสาร งานที่ต้องทำแบบเดิมทุกวัน อาจดูน่าเบื่อ ยากที่จะพัฒนาต่อยอดได้ ไม่เหมือนงานที่มีความท้าทายได้ฝึกทักษะใหม่ๆ เป็นประจำ

แต่จริงๆ แล้ว การทำงาน Admin ก็ช่วยฝึกหลายทักษะในแบบที่ไม่รู้ตัว มารู้ว่าตัวเองเก่งและเชี่ยวชาญขึ้นก็ตอนที่ได้นำทักษะเหล่านี้ไปปรับใช้กับการทำงานอื่นๆ ทั้งทักษะการวางแผน คิดวิเคราะห์ การทำงานที่มีระเบียบและเป็นระบบชัดเจน ไปจนถึงการทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี

งาน Admin กับการต่อยอดด้านอาชีพ

แนะนำให้เรียนรู้เพิ่มเติมในสายอาชีพที่สนใจ ไม่ว่าจะเป็นด้านทรัพยากรบุคคล ด้านการขาย หรือด้านการบัญชีและการเงิน ซึ่งอาจจะเรียนในระดับปริญญา อบรมหรือเข้าคอร์สก็ได้ เมื่อมีความรู้เฉพาะทางมากขึ้น บวกกับมีทักษะและประสบการณ์จากทำงาน Admin ก็สามารถพัฒนาไปได้หลากหลายเส้นทาง เช่น

• ผู้ประสานงาน HR (HR Coordinator) ช่วยทีมทรัพยากรบุคคลตอบคำถาม อัปเดตการบันทึกข้อมูลต่างๆ ของพนักงาน ช่วยสรรหาและสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน
• พนักงานขาย (Sale Representative) ให้บริการแนะนำผลิตภัณฑ์หรือบริการ และตอบคำถามของลูกค้า เพื่อปิดการขายให้ถึงยอดที่ตั้งเป้าหมายไว้
• พนักงานบัญชี (Accountant) รวบรวมและจัดเรียงเอกสารการซื้อขาย เตรียมรายงานการเงิน การกระทบยอด และใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อบันทึกธุรกรรมของบริษัท

หางาน Admin รายได้ดี ที่แอปพลิเคชั่น Workmate

• สามารถดูรายละเอียดงานและกดสมัครงานได้ทันที การันตีเลยว่าจะได้รับค่าแรงที่เหมาะสมกับงาน
• มีระบบตรวจสอบทุกงานที่โพสต์บนแพลตฟอร์ม เชื่อถือได้ ปลอดภัย 100%
  ดูรายละเอียดเพิ่มเติม >
  เริ่มต้นหางาน คลิก>

บทสรุป : ทำความรู้จักงาน Admin ว่าคืออะไร

จบบทความนี้ หลายๆ คนคงได้รู้จักกับงาน Admin มากขึ้น ได้ทราบว่างานนี้คืออะไร ทำหน้าที่อะไร มีความสำคัญกับบริษัทมากแค่ไหน และหลังจากสะสมประสบการณ์ พัฒนาตัวเอง เก็บเลเวลจากงาน Admin ไปจนเต็มหลอดแล้ว ก็สามารถนำทักษะที่ได้ฝึกฝนนี้ มาใช้ในการเลื่อนตำแหน่ง ปรับเพิ่มเงินเดือน หรือต่อยอดอาชีพได้หลากหลายเส้นทาง

อยากเป็นสุดยอด Admin อ่านต่อได้ที่ : 4 คุณสมบัติของการเป็นแอดมินมือทอง ที่คนแย่งกันจ้าง